🧾 Informes avanzados en CRM

Los informes avanzados permiten transformar los datos de tu CRM en información estratégica. Son ideales para áreas como ventas, marketing y servicio al cliente, ya que te ayudan a recopilar, filtrar y analizar la información relevante de tus procesos.

🛠️ Cómo crear un informe avanzado

Aquí te muestro cómo crearlos, aplicarlos y gestionarlos paso a paso:

1. Ingresa a la sección Informes avanzados

Desde el menú principal del CRM, selecciona la opción Informes avanzados. Allí verás la lista de reportes ya existentes y la posibilidad de crear uno nuevo.

2. Crea un nuevo informe

En la parte superior izquierda, haz clic en el botón Crear. Esto abrirá el asistente de configuración para tu nuevo informe.

3. Completa la pestaña Datos generales

En esta primera ventana deberás definir:

• Nombre del informe: escribe un título claro (ejemplo: Cotizaciones ganadas).
• Tipo de informe: elige entre Manual, Interno, Externo o Programado.
• Descripción: agrega un texto corto que explique el propósito del informe.

4. Configura asignación y formato

En la misma ventana encontrarás más opciones:

• Usuario asignado: selecciona quién será responsable del reporte.
• Visualización: define si el informe se mostrará como tabla, gráfico o ambos.
• Formato de salida: elige entre PDF, HTML, CSV o Excel.
• Ámbito: establece si será público, privado o visible por roles específicos.

5. Selecciona la pestaña Campos y filtros

En el menú superior de pestañas, haz clic en Campos y filtros. Aquí deberás elegir el módulo del CRM sobre el cual deseas generar el informe (ejemplo: Cotizaciones).

6. Escoge los campos del informe

A la izquierda aparecerá el listado de campos disponibles en el módulo seleccionado.

• Marca con un clic aquellos que quieres incluir en el informe.
• Ejemplo: Número de cotización, título, etapa, fecha de validación, total, cuenta asignada, fecha de creación.

💡 Tip: los campos en azul representan módulos relacionados, lo que te permite cruzar información entre diferentes áreas (ejemplo: Contactos vinculados a una Cuenta).

7. Personaliza los campos seleccionados

En la lista de campos elegidos podrás:

• Mostrar u ocultar un campo con el ícono 👁️.
• Definir permisos de acceso con el ícono 👤.
• Aplicar filtros con el ícono 🔽 (embudo).
• Eliminar un campo con el ícono 🗑️.

8. Define las condiciones del informe

En la sección de filtros crea las condiciones que necesites.
Ejemplo práctico: Cotizaciones ganadas en los últimos 30 días.

1. Selecciona el campo Etapa de cotización y el valor Ganado.
2. Añade un filtro de Fecha de creación = últimos 30 días.

9. Configura la programación

Ve a la pestaña Tareas programadas y haz clic en Añadir nueva tarea.

• Establece la frecuencia (diaria, semanal, mensual).
• Define la hora exacta de ejecución.
• Selecciona los destinatarios (Para, CC, CCO) a quienes llegará el informe automáticamente.

10. Guarda el informe

Cuando termines la configuración, revisa el resumen que el sistema genera automáticamente.
Si todo está correcto, haz clic en el botón Guardar.

11. Visualiza y comparte el informe

En la lista de informes avanzados ahora verás el tuyo disponible.
Desde aquí puedes:

• Previsualizar el informe.
• Exportarlo en PDF, HTML o Excel.
• Compartirlo por correo electrónico según los usuarios definidos en la programación.

📌 Ejemplo práctico

Imagina que quieres un informe con las cotizaciones ganadas en el último mes: seleccionas el módulo Cotizaciones, eliges los campos relevantes (número, etapa, total, cliente, fecha), aplicas los filtros correspondientes, lo guardas, y lo programas para que llegue automáticamente cada mes al correo del gerente de ventas.

💡 Recomendaciones de uso

• Elige nombres claros y descriptivos para que tú y tu equipo identifiquen fácilmente cada informe.
• Limita la cantidad de campos al mínimo necesario para evitar informes confusos y lentos.
• Revisa frecuentemente los informes programados para asegurarte de que siguen siendo útiles.
• Define roles y permisos adecuados: no todos necesitan ver todos los informes.

✅ Beneficios principales

• Toma de decisiones basada en datos recientes y relevantes.
• Ahorro de tiempo en la generación de reportes automatizados.
• Mayor claridad operativa entre áreas de la empresa.
• Posibilidad de seguimiento constante de los indicadores clave.

🚀 Llamado a la acción

Empieza ahora a usar los informes avanzados en tu CRM. Define un informe estratégico, configúralo a tu medida, y programa su envío. Verás cómo mejora la visibilidad de tus procesos y la eficiencia en tu equipo.