📥 Importar y actualizar registros en CRM

Importar y actualizar registros en el CRM es una herramienta clave para mantener tus datos organizados y actualizados. Esta función te permite manejar información de tus procesos diarios, como productos, contactos, cuentas, pedidos y más, de manera rápida y segura, asegurando que tu equipo siempre tenga acceso a información confiable.

🛠️ Cómo importar y actualizar registros

El proceso de importación y actualización de registros es muy intuitivo y se puede aplicar a cualquier módulo del CRM. A continuación, los pasos principales:

1. Ingresar al módulo correspondiente
   Selecciona el módulo donde deseas realizar la importación o actualización. Por ejemplo: Productos.
2. Clic en Importar
   Dirígete al aparte superior izquierda, sobre el nombre del módulo y verás la opción Importar para comenzar el proceso.
3. Descargar plantilla de importación
   • La plantilla incluye todas las columnas necesarias para agregar tus registros.
   • Cada columna indica el tipo de dato que corresponde.
   • Puedes dejar algunas columnas en blanco si no deseas importar ciertos campos.
4. Exportar registros para actualización
   • Selecciona los registros que deseas actualizar dentro del módulo.
   • Exporta los datos a Excel.
   • Mantén la columna ID, que identifica de manera única cada registro.
5. Seleccionar archivo a importar o actualizar
   • Crear registros: genera nuevos registros en el CRM.
   • Crear y actualizar registros: permite crear nuevos registros y actualizar los existentes usando el ID previamente exportado.
6. Asignar correspondencia de columnas a campos
   • Revisa que cada columna de Excel esté vinculada al campo correcto en el CRM.
   • Las fechas de creación y modificación generalmente pueden quedar vacías, ya que el sistema las genera automáticamente.
7. Opciones avanzadas y finalizar importación
   • Si es necesario, ajusta opciones avanzadas (formato de fecha, delimitador de columnas, etc.).
   • Haz clic en Importar ahora para completar el proceso.

📌 Ejemplo práctico

Supongamos que tu equipo de productos necesita actualizar el inventario de varios artículos:

1. Exporta los registros actuales desde el módulo Productos.
2. Completa la plantilla de Excel con los nuevos datos y mantén la columna ID.
3. Selecciona la opción Crear y actualizar registros y carga el archivo.
4. Verifica que las columnas coincidan con los campos correspondientes.
5. Haz clic en Importar ahora y los registros se actualizarán automáticamente.

De esta forma, podrás mantener toda la información de productos correcta y actualizada sin necesidad de modificar cada registro de forma manual.

💡 Recomendaciones de uso

• Válida los datos antes de importar: asegúrate de que la información esté completa y en el formato correcto.
• Usa la opción Crear y Actualizar para mantener consistencia: evita duplicados y errores en la información.
• Revisa los permisos de usuario: solo usuarios autorizados deben poder importar o actualizar registros.
• Aplica filtros cuando sea necesario: limita la importación a registros relevantes para evitar errores.

✅ Beneficios principales

• Eficiencia en la gestión de datos: importa y actualiza grandes volúmenes de información en minutos.
• Reducción de errores: mantén consistencia y precisión en los registros.
• Centralización de información: todos los datos se mantienen organizados dentro del CRM.
• Facilita la toma de decisiones: información actualizada permite análisis más confiables y rápidos.

🚀 Llamado a la acción

Aprovecha la función de importación y actualización de registros para mantener tu CRM siempre actualizado, mejorar la eficiencia de tu equipo y garantizar que tus procesos diarios se desarrollen con información confiable y centralizada.