🧩 Establecer o quitar un campo requerido del módulo
En el CRM, definir qué campos deben ser obligatorios es clave para garantizar la calidad de los datos que alimentan procesos comerciales, de atención o seguimiento. Establecer (o quitar) un campo como requerido permite adaptar la plataforma a las necesidades reales del negocio, evitando errores por omisión y mejorando la consistencia de la información.
🛠️ Cómo utilizar la función de campos requeridos
El CRM permiten a los administradores personalizar los formularios de captura de datos, y una de las decisiones más importantes en esa personalización es definir qué campos deben ser obligatorios. Esta configuración puede aplicarse a cualquier módulo del sistema (contactos, oportunidades, cotizaciones, tickets, etc.).
A continuación te muestro cómo hacerlo paso a paso:
- Ingresa al área de configuración o administración del CRM. Este acceso normalmente está reservado para perfiles de administrador.
- Dirígete al apartado de personalización o estudio de módulos.
- Selecciona el módulo donde deseas modificar un campo (ej. Cotizaciones, Contactos, Leads).
- Abre la configuración de campos dentro del módulo.
- Ubica el campo que deseas modificar (ejemplo: "Concepto", "Etapa de venta", "Correo electrónico").
- Activa o desactiva la casilla de “campo requerido” según lo que necesites.
- Guarda los cambios.
- Verifica la modificación creando un nuevo registro en el módulo. Si el campo es obligatorio, el sistema impedirá guardar sin completarlo.
📌 Ejemplo práctico
Caso: El equipo comercial ha detectado que muchos usuarios están omitiendo completar el campo “Concepto” al generar cotizaciones, lo cual genera inconsistencias en el análisis de ventas.
Solución: El administrador del CRM entra al módulo Cotizaciones, localiza el campo "Concepto" y lo marca como obligatorio. Desde ese momento, todo nuevo registro requerirá completar ese campo antes de guardar.
💡 Recomendaciones de uso
- Evita exagerar con campos requeridos. Solo haz obligatorios aquellos que realmente impactan en procesos críticos o reportes.
- Informa al equipo cuando realices este tipo de cambios. Es importante que sepan por qué un campo ahora es obligatorio.
- Haz pruebas antes de aplicarlo en producción. Usa entornos de pruebas o realiza un test con usuarios clave.
- Revisa periódicamente tus formularios. Lo que hoy es esencial, mañana puede ser prescindible (y viceversa).
- Combina esta función con automatizaciones. Por ejemplo, si un campo se vuelve obligatorio solo en ciertas etapas, puedes gestionarlo con reglas condicionales.
✅ Beneficios principales
- Mayor calidad de los datos en todos los procesos del CRM.
- Mejor análisis y reportes, gracias a información completa y coherente.
- Reducción de errores humanos por omisión involuntaria de información.
- Optimización del tiempo del equipo, al evitar validaciones manuales posteriores.
- Mejor alineación con los procesos internos, al forzar el ingreso de información clave.
🚀 ¿Qué sigue?
Revisa tu CRM y asegúrate de que los campos obligatorios realmente estén alineados con los procesos actuales de tu negocio. Si aún no los has configurado o estás acumulando registros incompletos, este es un buen momento para actuar.
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