🎯 Creación de un Cliente potencial y su conversión
Un cliente potencial es toda persona que pueda convertirse en comprador o consumidor real de tu producto o servicio.
A través del CRM puedes registrar estos prospectos, hacer seguimiento personalizado y finalmente convertirlos en clientes, asegurando un proceso estructurado que mejora los resultados comerciales.
🛠️ Cómo crear y convertir un Cliente potencial
El procedimiento que sigue es aplicable a la mayoría de los CRM:
- Ingresar al módulo “Clientes potenciales”
En el menú principal del CRM busca la sección que agrupa los prospectos o leads, generalmente llamada “Clientes potenciales”, “Leads” o similar. Desde ahí se inicia la gestión de quienes podrían convertirse en clientes reales. - Seleccionar “Nuevo Cliente potencial”
Una vez dentro del módulo de clientes potenciales, haz clic en la acción que permite crear uno nuevo. Esto abrirá un formulario en blanco para registrar toda la información relevante del prospecto. - Llenar la información básica del prospecto
Completa los campos que te permitan identificar al prospecto claramente, como nombre, apellidos, número de teléfono y correo electrónico. Si tienes más de un correo o contacto, agrégalos para mejorar la trazabilidad. - Asignar responsable del seguimiento
Es importante definir quién se encargará del lead; asignar un agente o miembro del equipo que dará seguimiento al cliente potencial, para evitar que quede sin atención. - Guardar el cliente potencial
Una vez ingresados los datos básicos y asignado responsable, guarda el registro. En este momento ya se tendrá un perfil de prospecto sobre el cual trabajar. - Revisar la ficha general del prospecto
Después de guardar, revisa la ficha para asegurarte de que toda la información quedó correcta y completa. Es útil para tener un panorama claro antes de definir acciones específicas. - Programar actividades de seguimiento
Agrega acciones como llamadas, reuniones, correos electrónicos o tareas relacionadas al seguimiento. Establece fechas, responsables y notas si es necesario para realizar un seguimiento continuo. - Decidir el momento de conversión
Cuando el prospecto demuestra interés real (por ejemplo al pedir cotización, mostrar señales de compra, etc.), evalúa convertirlo. Esto normalmente se hace desde un menú de “Acciones” con la opción de “Convertir a oportunidad” u otro término equivalente. - Crear o vincular Contacto y Cuenta
Al convertir, se crea un registro de contacto y uno de cuenta (o empresa) asociado. Muchos campos vendrán llenos automáticamente con lo que ya ingresaste para el prospecto; completa los que falten para asegurar que los registros estén completos. - Guardar la conversión
Confirma la conversión guardando los cambios. Esto crea un nuevo estado en el CRM: el cliente deja de ser solo prospecto y pasa a ser una Oportunidad o Lead calificado, con su cuenta/contacto vigentes. - Gestionar el nuevo registro
Dentro del módulo de Cuentas o Contactos, revisa los registros creados, edita si hace falta, y continúa realizando acciones de seguimiento, ventas o servicio según corresponda.
📌 Ejemplo breve
Una empresa de diseño gráfico capta un prospecto que muestra interés tras ver una publicación en redes sociales.
- Lo registra como Cliente potencial con nombre, correo, teléfono y asigna un ejecutivo de cuenta.
- Se programa una llamada para explicar servicios y presupuesto.
- Luego de una conversación positiva, se convierte a Oportunidad, se crea la Cuenta (empresa) y Contacto (persona responsable).
- Comienza seguimiento con propuestas y presentación de portafolio; gracias al proceso estructurado, la conversión ocurre con mayor probabilidad.
💡 Recomendaciones de uso
- Siempre completa el mayor número de datos posibles desde el inicio: eso facilita seguir el prospecto sin perder información.
- Define claramente roles para seguimiento: quién llama, quién envía correos, quién mantiene comunicación.
- Utiliza las herramientas de actividad del CRM (tareas, recordatorios, notas) para mantener visibilidad.
- Verifica al convertir que los datos precargados sean correctos y aprovecha esos ahorros de tiempo.
- No dejes prospectos sin seguimiento: programa una cadencia clara (por ejemplo, llamada a los 2 días, correo a los 5, etc.).
✅ Beneficios principales
- Mantener un flujo claro y organizado de prospectos hacia oportunidades de ventas.
- Mejora en la tasa de conversión gracias a que el prospecto no “se lo lleva el olvido”.
- Mayor claridad interna: cada prospecto tiene responsable y acciones definidas.
- Registro completo del proceso comercial y mejor análisis histórico.
🚀 Llamado a la acción
Identifica hoy un proceso de generación de prospectos en tu empresa. Aplica estos pasos: crea varios clientes potenciales, gestiona su seguimiento, convierte aquellos que estén listos y revisa los resultados.
Empieza con disciplina, mide qué funciona mejor y ajusta tu estrategia — verás la diferencia en eficacia de ventas y satisfacción de clientes.