📧 Configuración del correo del sistema

El correo del sistema es una de las funciones clave en el CRM, ya que permite enviar notificaciones automáticas, alertas de flujo de trabajo y comunicaciones internas sin depender de la acción manual de los usuarios.
Configurar correctamente esta opción garantiza que tu empresa nunca pierda un aviso importante y que los procesos se mantengan fluidos.

🛠️ Cómo configurar el correo del sistema

Desde allí se definen los parámetros del servidor de correo saliente que permitirá enviar notificaciones, recordatorios y alertas automáticas a los usuarios.
A continuación te muestro cómo hacerlo paso a paso:

1. Acceder a la administración del CRM
   Ingresa al menú de Administrador dentro de tu CRM. Allí encontrarás los módulos de ajustes principales.
2. Ubicar la sección de correo electrónico
   Dirígete al apartado de Email o Correo y selecciona la opción Configuración de correo del sistema.
3. Configurar el servidor de correo saliente (SMTP)
   Define los parámetros del servidor que se utilizará para enviar notificaciones:
   • Nombre del remitente (ejemplo: CRM Decondux).
   • Correo electrónico del remitente.
   • Proveedor de email (Gmail, Outlook, Office 365, o servidor propio).
   • Parámetros técnicos: servidor SMTP, puerto, usuario y contraseña.
   • Activar autenticación SMTP si es requerida por tu proveedor.
4. Prueba de envío
   Realiza un envío de prueba a un correo definido para asegurarte de que la configuración funciona correctamente.
5. Guardar cambios
   Una vez validado, guarda la configuración para que todas las notificaciones del sistema empiecen a utilizar este servidor.

📌 Ejemplo práctico

Imagina que tu empresa utiliza el CRM para gestionar oportunidades de ventas.
Cuando configuras correctamente el correo del sistema:

• El equipo de ventas recibe alertas automáticas cada vez que se asigna una nueva oportunidad.
• Los gerentes son notificados cuando una negociación cambia de etapa crítica.
• El área de soporte recibe correos instantáneos sobre tickets abiertos por los clientes.

Esto asegura que nadie pierda información clave y que cada equipo actúe a tiempo.

💡 Recomendaciones de uso

• Verifica con tu proveedor de correo los parámetros SMTP actualizados.
• En el caso de Gmail u Office 365, utiliza contraseñas de aplicación para mayor seguridad.
• Limita quién puede modificar esta configuración, ya que afecta a todo el sistema.
• Realiza pruebas periódicas para confirmar que los correos no caen en la carpeta de spam.
• Documenta la configuración para futuras referencias del equipo técnico.

✅ Beneficios principales

• Automatización de alertas y notificaciones críticas.
• Mayor confiabilidad en la comunicación interna.
• Reducción de errores humanos en el envío de correos.
• Seguridad y control centralizado del flujo de mensajes.
• Continuidad operativa: el CRM trabaja por ti incluso fuera del horario laboral.

🚀 Ponlo en práctica

Ahora que conoces cómo configurar el correo del sistema en tu CRM, te invitamos a revisar tu propia plataforma y asegurarte de que las notificaciones funcionan correctamente.
Un CRM bien configurado no solo organiza la información: se convierte en un aliado estratégico para mantener a todo tu equipo sincronizado y productivo.